„Culture is a habit“ (Lawrence M. Miller)
Hier ist er also, mein erster Blog Artikel. Wie aufregend! Ich möchte ein paar Dinge zum Thema Unternehmenskommunikation beschreiben und auch untersuchen und freue mich heute damit anfangen zu können. Das Thema beschäftigt mich bereits seit meinem Studium und begleitet mich über die Masterthesis bis in meinen beruflichen Alltag heute auch immer noch.
Der geneigte Leser fragt sich bestimmt, warum ich unter die Blogger gehe? Die Presse-Engel rufen mit ihrer Frage „Wie sieht die interne Unternehmenskommunikation der Zukunft aus?“ zu einer Blogparade auf. Das Thema hat mich direkt angetriggert. Ist es doch das, was mich meine Kunden und Kollegen auch regelmäßig fragen. Deshalb möchte ich es zum Anlass nehmen und meine Ideen hier teilen.
Zunächst zu den Punkten meines ersten Beitrags.
- Wo befinden wir uns im Jahr 2018?
- Welche Herausforderungen müssen wir in Zukunft meistern?
- Wie bereiten wir uns sinnvoll auf die Zukunft vor?
- Welches Fazit ziehen wir?
In der heutigen Zeit ist das Thema Digitalisierung nicht mehr nur ein abstrakter Begriff. Jeder Mensch wird ständig mit neuen Medien, neuen Trends und neuen Vorgehensweisen konfrontiert. Die digitale Vernetzung wird immer mehr zum zentralen Aspekt im privaten und beruflichen Leben.
Insbesondere in der unternehmerischen Kommunikation zeigen sich heutzutage viele neue Herausforderungen. Ständige Erreichbarkeit, unterschiedlichste Zielgruppen, Information-Overload sind nur einige der bekannten Themen.
Wo befinden wir uns im Jahr 2018?
Gerade größere Unternehmen leben auch heute noch einen Arbeitsalltag geprägt vom Arbeiten nach Stechuhr, diversen Anträgen für alltägliche Arbeitsabläufe und sehr starren Prozessen, mit denen sie sich gefühlt selbst ausbremsen.
Auf der anderen Seite ist heutzutage soviel Wissen wie noch nie frei zugänglich. Fachleute gehen davon aus, dass wir in der heutigen Zeit pro Tag mehr Wissen konsumieren als in den letzten Jahrhunderten insgesamt zur Verfügung stand. Daraus ergeben sich jedoch nicht nur Vorteile. Die immer stärker wachsende Menge an Informationen und das Unwissen wer was weiß („Wenn Siemens wüsste was es alles schon weiß.“) zeigen die negativen Aspekte dieses Wissensschatzes.
Die Art der Kommunikation wandelt sich stetig. Sie ist immer seltener asynchron, sondern wird jederzeit & überall (ein-)gefordert. Auch die Rund-um-die Uhr-Erreichbarkeit ist nicht mehr nur eine Aufgabe der Management-Etagen, sondern wird auch immer öfter von normale Mitarbeitern erwartet. Die ständige Erreichbarkeit ist auf der einen Seite ein wichtiger Aspekt des Unternehmenserfolgs, stellt aber auf der anderen Seite unter Umständen ein gesundheitliches / psychologisches Risiko für die Arbeitnehmer dar. Themen wie Burn-out sind heute keine Seltenheit mehr. Die nicht mehr vorhandene klare Trennung zwischen Beruf und Freizeit und damit die fehlenden Erholungs- und Konzentrationsphasen beeinträchtigen die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter sehr stark. Verschärfend kommt hinzu, dass geschäftliche Kommunikation je nach Themengebiet strengen bis sehr strengen Regularien unterliegt. Die Datenschutzgrundverordnung oder das Heilmittelwerbegesetz sind dem ein oder Leser unter Umständen ein Begriff.
Eine weitere große Hürde sind die verwendeten technischen Hilfsmittel zur Unterstützung der Kommunikation. In der privaten Kommunikation halten neue Technologien und Methoden deutlich schneller und flächendeckender Einzug. Die geschäftliche Kommunikation hängt teilweise Jahrzehnte hinterher. Während eine globale Kommunikation in der privaten Welt über Facebook, Twitter, Instagram und ähnliche Netzwerke bereits zum Alltag gehört, fällt es vielen Firmen schwer Kommunikation ohne gleichzeitige Präsenz der Teilnehmer in ihre Unternehmenskultur einzubinden.
Welchen Herausforderungen begegnen uns in der nächsten Zukunft?
Ich denke, was vielen Lesern bei diesem Thema als Erstes in den Sinn kommt, sind die Herausforderungen, die sich insbesondere bei der Arbeit in verteilten Teams oder dezentraler / standortübergreifender Unternehmenskommunikation stellen. Dies können zum Beispiel Sprachbarrieren sein. Sprachbarrieren sind nicht immer unterschiedlicher Sprachen geschuldet, sondern entstehen auch durch die Nutzung unterschiedlichster Medien. Während Firma A mit Skype arbeitet, nutzt Firma B zum Beispiel Slack. Jedoch nicht nur unterschiedliche Vorlieben verstärken diesen Effekt. Viele Plattformen sind durch landesspezifische Regularien in verschiedensten Ländern nicht verfügbar oder besitzen einen anderen Leistungsumfang. Es wird sich daher immer häufiger die Frage stellen, wer die Rahmenbedingungen vorgibt. In der Vergangenheit zählte hier oft die Größe des Unternehmens. In meinen Augen wird sich das in Zukunft wandeln. Wer sich agil und flexibel auf die aktuellen Umstände und Bedürfnisse der Situation einstellen kann, wird schneller in der Lage sein, seine Vorgehensweise zu etablieren.
Der aktuell stattfindende Wandel der Arbeitsaufgaben und auch der Arbeitsmodelle erfordern ein hohes Maß an Flexibilität und situationsabhängiger Kommunikation.
Eine weitere Herausforderung sehe ich in der Unterscheidung zwischen Kommunikation und Sprache. In meinen Augen kann und darf beides nicht gleich gestellt werden. Durch den immer größer werdenden Anteil an digitaler Kommunikation muss sich die Art der Kommunikation ändern. Unsere, nicht nur in der Arbeitswelt, wichtigen Softskills erlernen wir durch tägliche Interaktion mit anderen Menschen. Das People Management Magazine spricht deshalb von einem „Digital Disconnect“. Überwiegende digitale Kommunikation schädigt die Unternehmenskultur, die Moral der Arbeitnehmer und die Profitabilität. Die wichtigen Softskills sind nicht mehr erlernt worden und führen dadurch zu Problemen in der Kommunikation. Ebenfalls daraus resultierend wird das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter zur Firma immer geringer.
Ein weiterer Punkt, der sich hier widerspiegelt wurde von Albert Mehrabian untersucht. Er stellt die These auf, dass Kommunikation zu 7 % durch den Inhalt, zu 38 % durch die Stimme und zu 55 % durch Körpersprache bestimmt wird. Diese Faktoren können und müssen in der Werkzeug-gestützten Kommunikation, z.B. bei Telefonkonferenzen berücksichtigt werden.
Wie können wir unser Unternehmen also für die Zukunft vorbereiten und wie müssen wir interne Kommunikation leben?
Ich spreche explizit davon Kommunikation im Unternehmen zu leben. Eine sehr gute interne Kommunikation ist für mich ein Hygienefaktor. Ist sie da wird sie kaum wahrgenommen, fehlt sie jedoch wirkt sie sich massiv negativ aus.
Mein Anliegen ist es daher, Kommunikation im Unternehmen als eine flexible Verknüpfung aus Geschriebenen, Gesprochenem und Gesehenem zu etablieren. Zum einen dient die Kommunikation dabei als Wissenstransfer, Stichwort „Sharing is Caring“, zum Anderen ist sie in meinen Augen einer der wichtigsten Wettbewerbsvorteile, die ein Unternehmen in allen Bereichen des Geschäfts unterstützen kann. Gute Kommunikation hilft bei der Kundenbedingung, bei allen Themen rund um Mitarbeiterführung, aber auch bei Weiterentwicklungen und den eigentlichen Kerngeschäften.
Ich empfehle daher grundsätzlich, sich die verschiedene Kommunikationselemente im Unternehmen detailliert anzuschauen und zu überprüfen, ob eine durchgehende Kommunikation zu allen Beteiligten zu jedem benötigten Zeitpunkt möglich ist. Kritisch sollten in diesem Zusammenhang auch die Wahl der technologischen Hilfsmittel geprüft werden. Eine sogenannte „Collaboration Toolchain“, sprich eine Kette von Werkzeugen zur Zusammenarbeit ist dabei in Zukunft immer als Ziel anzustreben.
Da jeder von uns aber wahrscheinlich auch schon die Erfahrung machen durfte, dass insbesondere asynchrone Kommunikation nicht immer einfach ist, sollten Hilfsmittel wie beispielsweise Benachrichtigungen, Automatisierungen oder auch automatische Übersetzungen ein fester Bestandteil der internen Unternehmenskommunikation werden.
Oft stehen Unternehmen jedoch weniger vor der Herausforderung neue technische Lösungen einzuführen, sondern sehen Probleme dabei, die Mitarbeiter in die neue Art der Kommunikation zu integrieren. Hierfür eigenen sich beispielsweise Ansätze der Gamefication. Gamefication bezeichnet die Herangehensweise, neue Prozesse und Vorgehensweisen spielerisch zu erklären und beizubringen. Das berühmteste Beispiel einer solchen Gamification ist das Spiel „Solitär“, welches damals mit Windows 3.0 in den 1990er Jahren in einer digitalen Form erschien. Dieses Spiel lehrte die Nutzer die Funktion von Drag&Drop, welche heutzutage allgegenwärtig ist, damals jedoch völlig unbekannt war.
Hauptfokus bei der Integration der Mitarbeiter in die interne Unternehmenskommuniktion sollte also darauf liegen, das Mitarbeiter sich motiviert und engagiert beteiligen. Dies steigert zum einen das Identifikationsgefühl mit der Firma, verbessert dadurch die Qualität der Kommunikation und hilft damit einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen.
Klare Vereinbarungen helfen den Mitarbeitern, wenn sie unsicher sind bei der Frage, was wie, wo und an wen zu welchem Zeitpunkt kommunizieren soll. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter insbesondere in der Anfangsphase nicht alleine!
Um den in Abschnitt 2 angesprochenen Effekt der reduzierten Softskill-Fähigkeiten entgegen zu wirken und der Zusammensetzung der Kommunikation Rechnung zu tragen, sollten Unternehmen die gesprochene Sprache, möglichst in Kombination mit visueller Unterstützung forcieren. Nur so wird es möglich sein Missverständnisse, Unklarheiten aber auch Emotionen richtig zu deuten.
Fazit
Wie Sie sehen, stehen wir aktuell einer großen Veränderung im Bereich der internen Unternehmenskommunikation gegenüber. Die Verknüpfung der passenden Tools und in Kombination mit der Bereitschaft uns auf geänderte Bedürfnisse einzustellen wird es uns in Zukunft ermöglichen interne Kommunikation in voller Stärke auszunutzen.
Machen Sie Ihre interne Unternehmenskommunikation zu Ihrer Kultur und Ihrem Wettbewerbsvorteil!
Auf die Blogparade zum Thema „Wie sieht die interne Unternehmenskommunikation der Zukunft aus?“ aufmerksam gemacht hat mich Olaf Kapinski. Ich bin seit letztem Jahr Mitglied in seiner IT-Youngstars Gruppe. Danke Olaf!
Quellen:
„Wenn Siemens wüsste was es alles schon weiß.“
People Management Magazine, CIPD, September 2016
https://de.wikipedia.org/wiki/Albert_Mehrabian